1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
EXACONS PROJECT AND CONTRACTING INC. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI (“Politika”), EXACONS PROJECT AND CONTRACTING INC. (“EXACONS”) tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme faaliyetlerine ve işlenmekte olan kişisel verilerin korunmasına yönelik iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

2010 yılında yapılan değişiklik sonucunda Anayasanın 20. maddesine eklenen fıkra ile kişisel verilerin korunması Anayasal güvence altına alınmış ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin usul ve esasların kanunla düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Öncelikle bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda EXACONS, Şirket bünyesinde farkındalığın oluşması için gerekli çalışmaları düzenleyerek ve iç işleyişi kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu hale getirerek bunu bir Şirket politikası haline getirmektedir.
Bu Politika, EXACONS tarafından kişisel verilerin korunması kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.

2. KAVRAMLARA AİT TANIMLAR

AÇIK RIZA	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
ANONİM HALE GETİRME	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
KİŞİSEL VERİ  SAHİBİ	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Stajyer, Çalışan, Yönetici, Tedarikçi, Müşteriler.
KİŞİSEL VERİ	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
VERİ İŞLEYEN	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
VERİ SORUMLUSU	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir.
KVKK	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI

EXACONS tarafından kişisel veriler aşağıdaki kayıt ortamları aracılığıyla işlenmektedir.

• Elektronik Ortamlarda (Dosya sunucusu & E-posta sistemi & Navition & ERP)

• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)

• Kişisel bilgisayarlar 

• Optik diskler (CD, DVD vb.)

• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

• Yazılımlar (ofis yazılımları, devlet kurumlarına ait yazılımlar)

• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

• Elektronik olmayan yazılı, basılı, görsel ortamlar

• Kilitli oda

4. ÇALIŞAN, ÇALIŞAN ADAYI/STAJYER, HİSSEDAR/ORTAK, TEDARİKÇİ/TEDARİKÇİ ÇALIŞANI, ZİYARETÇİ KİŞİ GRUPLARI

4.1. ÇALIŞAN ADAYI/STAJYER Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

EXACONS, iş başvurusu amacıyla kendisine başvuran ÇALIŞAN ADAYI/STAJYER kişi grubuna ilişkin olarak;

• Kimlik Bilgileri;

Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., Ad-Soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, cinsiyeti, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği)

• Din Bilgisi

• Askerlik Durumu 

• Disiplin Soruşturması

• Adli Sicil Kaydı

• Referans Bilgisi,

• Bordro Bilgileri

• Kişilik Envanteri,

• Medeni Hali,

• Diploma (Mezun Belgesi),

• Engellilik Durumu (Varsa),

• Adres,

• Fotoğraf,

• Kamera Kaydı,

• Giriş-Çıkış Kayıtları, 

• Ziyaret Sebebi,

• Sağlık Raporu,

• Muayene Kayıtları,

• Uyuşturucu ve Alkol Testi,

• Özgeçmiş Bilgileri (Son çalıştığı üç işyeri, görevleri, mesleği, maaş bilgisi)

• Mesleki Yeterlilik Belgesi - MYK No,

• İletişim Bilgileri (Telefon, E-posta)

4.2. ÇALIŞAN ve HİSSEDAR/ORTAK Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

EXACONS, iş ilişkisi/ iş sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla ÇALIŞAN ve HİSSEDAR/ORTAK kişi gruplarına ilişkin olarak;

• Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği

• Kimlik Fotokopisi (TCKN, Anne Adı, Baba Adı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Nüfus Cüzdanı Seri No- Sıra No, Kayıtlı olduğu il, İlçe, Mahalle, Köy Cilt No, Aile Seri No, Cinsiyeti)

• Medeni Hali

• Dini

• İmza 

• Fotoğraf

• İletişim Bilgileri (Telefon, Adres, E-posta)

• Yakın Adı ve Telefonu

• Ehliyet

• Sabıka Kaydı,

• Özgeçmiş Bilgileri (Eğitim Bilgileri, Çalıştığı İşyerleri ve Görevleri),

• Mesleki Yeterlilik Belgesi

• Diploma,

• Kurs ve Eğitim Bilgileri,

• Sağlık Raporu

• Muayene Kayıtları,

• Fotoğraf,

• Video,

• Kamera Kaydı,

• Beden Bilgileri (Beden ölçüleri, boy, kilo, ayakkabı numarası,)

• Kan Grubu Kartı,

• Kişilik Envanteri Uygulaması,

• SGK Hizmet Dökümü,

• İşe Giriş- Çıkış Kayıtları,

• Pozisyonu ve Atanma Tarihi

• Maaş Bilgisi, 

• Prim Bilgisi, 

• Prime Layık Görülme Sebebi,

• Banka Hesap Bilgileri,

• Engellilik Durumu,

• BES, AGİ,

• Puantaj Kayıtları, 

• Kariyer Hedefleri,

• Öneri ve Şikayetler,

• İzin Bilgileri (Varsa sağlık raporu bilgileri),

• Deneme Süresi Değerlendirme Kayıtları,

• Performans Değerlendirme Raporları,

• Alınan Eğitim Bilgisi ve Eğitim Değerlendirmesi,

• İbraname, Çalışma Belgesi, İstifa veya Fesih Bildirimi,

• Çocuk Kimlik Bilgileri 

• Evlilik Cüzdanı 

• Askerlik Bilgileri

• Pasaport 

• Mahkeme ve resmi kurumlar tarafından iletilen yasal evraklar

• Diploma

• İç tetkik raporlamasına konu edilen durum,

• Kazada oluşan duruma ilişkin belgeler, 

• Kazaya ilişkin video ve fotoğraf kayıtları

• Kapı giriş-çıkış logları,

• İnternet Trafiği,

• Personel uygulamalarına giriş- çıkış bilgileri, Şifre/Parola Bilgileri

• Araç Plakası, Marka, Model ve Renk Bilgisi, 

• GPS (Konum) Verileri (Konumu, maksimum hız, toplam mesafe bilgileri, hız aşım bilgileri, ani hızlanma / yavaşlama bilgileri, günlük araç kullanma süreleri)

• İSG Eğitim Formları,

• E-Bildirge, KDV1, KDV2

• Sözleşmeler,

• Şirket Kredi Risk Bilgisi,

• Pay Oranı, Hisse Adedi, 

• Vekalet Bilgileri (Adı-Soyadı- TC Kimlik Numarası)

4.3. ZİYARETÇİ Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

EXACONS fiziksel güvenliğin sağlanması maksadıyla, fiziksel ziyaretçilerinin,

• Adı-Soyadı

• Ziyaret tarihi ve saati,

• Kamera Kaydı,

• Varsa araç plakası 

• Çalıştığı Birim

4.4. TEDARİKÇİ ve TEDARİKÇİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

EXACONS, iş ilişkisi/ hizmet sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla TEDARİKÇİ ve TEDARİKÇİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ kişi gruplarına ilişkin olarak;

• Kimlik Fotokopisi (TCKN, Anne Adı, Baba Adı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Nüfus Cüzdanı Seri No- Sıra No, Kayıtlı olduğu il, İlçe, Mahalle, Köy Cilt No, Aile Seri No, Cinsiyeti)

• Unvanı,

• Vergi Kimlik Numarası,

• Ehliyet Fotokopisi,

• Telefon Numarası,

• Adli Sicil Kaydı,

• Sağlık Raporu,

• Mesleki Yeterlilik Belgesi,

• SEÇ Eğitim Belgesi,

• SGK işe giriş kayıtları,

• Eğitim Bilgileri, Sertifika ve Diploma, 

• Kamera Kaydı, 

• Kazada oluşan duruma ilişkin bilgiler,

• Sigortalı Hizmet Listesi, Meslek Kodu, SGK No, İlgili ayda çalıştığı gün sayısı,

• Araç Plakası,

• Banka Hesap Bilgisi,

• Tedarikçi Yetkilisi Adı-Soyadı, Unvanı, Telefonu 

• Özgeçmiş Bilgileri,

• Eğitim ve Sertifika Bilgileri,

• Tedarikçi Ciro Bilgisi,

• Sözleşme Bilgileri ve Tutarı,

• Kesilen Fatura Bilgileri,

• Hukuki İşlem Detayları,

• Fotoğraf,

• Video,

4.5. MÜŞTERİ ve MÜŞTERİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

EXACONS, iş ilişkisi/ hizmet sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla MÜŞTERİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ kişi gruplarına ilişkin olarak;

• Adı-Soyadı,

• TC Kimlik Numarası,

• Vergi Numarası,

• Departmanı, 

• Unvanı,

• Telefon Numarası, 

• E-posta Adresi,

• İmza,

• İşlem Detayları,

• Fatura Bilgileri,

4.6. ÇALIŞAN ADAYI/STAJYER Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

EXACONS ÇALIŞAN ADAYI ve STAJYER kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Eğitim ihtiyaçlarının tespiti, 

• Çalışanın hangi görevde mutlu olacağının ve nasıl motive olduğunun belirlenmesi,

• İdeal üst yöneticisinin belirlenmesi,

• İletişim stilinin ve performansına etki eden faktörlerin belirlenmesi,

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Toplantı Odası organizasyonu

• İlgili Yöneticilerin iş görüşmeleri ile ilgili bilgilendirilmesi,

• Yasal zorunluluklardan doğan mevzuatlar 

• Kamu kurum ve kuruluşlarla paylaşma

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Değerlendirilmesi 

• Hukuki yükümlülüğü yerine getirmek ve ödeme takibini sağlamak

4.7. ÇALIŞANLARIN ve HİSSEDAR/ORTAKLARIN Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

EXACONS ÇALIŞAN ve HİSSEDAR/ORTAK kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi 

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Ücret Politikasının Yürütülmesi

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Eğitim ihtiyaçlarının tespiti, 

• Çalışanın hangi görevde mutlu olacağının ve nasıl motive olduğunun belirlenmesi,

• İdeal üst yöneticisinin belirlenmesi, 

• İletişim stilinin ve performansına etki eden faktörlerin belirlenmesi,

• Kamu kurum ve kuruluşlarla paylaşma

• Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Personelin Şahsi Malının (cep telefonunun) Güvenliği

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Personelin yıllık izin işlemlerinin sağlanması

• Sendika, BES, SGK,Vergi, Kesenek ,Nafaka, İcra Ödemelerinin Yapılması

4.8. ZİYARETÇİ Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

EXACONS ZİYARETÇİ kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini,                                                                

• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi,

• Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

4.9. TEDARİKÇİ ve TEDARİKÇİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

EXACONS TEDARİKÇİ ve TEDARİKÇİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi

• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

4.10. MÜŞTERİ ve MÜŞTERİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

EXACONS MÜŞTERİ ve MÜŞTERİ ÇALIŞANI/YETKİLİSİ kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

4.11. Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Exacons, kişisel verileri bu Politika ’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplamaktadır:

• Çalışan

• Dilekçe

• Öğrenci 

• WEB Sitesi

• Personelden istenen özlük bilgileri

• Form

• Kurum Kaynakları

• Fatura 

• Telefon 

• Tedarikçi Firma 

• Resmi Yazılar

• Kamera

• E-Devlet

• Hizmet Alan Gerçek kişilerin beyanı

• Yılık İzin Formu

• İlgili Müşteri

• Yönetim Kurulu Toplantıları

• CİMER 

• E-DEVLET

4.12. ÇALIŞANLAR VE STAJYERLER Hakkında Referans Araştırması Yapılması

EXACONS, ÇALIŞANLAR, ÇALIŞAN ADAYLARI VE STAJYERLER hakkında, başvuru formunda ilgili alanları doldurmak suretiyle belirtmiş olduğu bilgiler ile referans araştırması yapabilir. 

Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın/çalışanın/stajyerin verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca ÇALIŞANLAR, ÇALIŞAN ADAYLARI VE STAJYERLERİN kendileri hakkında sakladığı ve EXACONS açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır.

Referans araştırması yapılması amacıyla iletişime geçilecek olan kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü ilk iletişim anında EXACONS yetkilisi tarafından yerine getirilecektir.

Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle ADAYLARA ait kimlik bilgileri, iş ve eğitim tecrübeleri gibi gerekli kişisel veriler paylaşılabilir. Ayrıca ÇALIŞANLAR, ÇALIŞAN ADAYLARI VE STAJYERLER hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir.

ÇALIŞANLAR, ÇALIŞAN ADAYLARI VE STAJYERLER, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman EXACONS ile irtibat kurabilir.

4.13. İlgili Kişilerin Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinden kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen ilgili kişiler bu Politika ‘da açıklanan usul ve esaslar kapsamında EXACONS ’a başvurabilirler.

4.14. ÇALIŞANLARIN ADAYLIK Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden ŞİRKETE Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar

PERSONEL alım süreçleri boyunca ÇALIŞAN ADAYI hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, adayın ilgili bölüme kabul edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.

4.15. Kişisel Verilerin Güvenliği

EXACONS işlediği kişisel verilerin güvenliği bakımından, veri konusu kişi grupları arasında ayrım gözetmez. Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

EXACONS, kişisel verilerin korunması konusunda Şirket politikası olarak özel bir hassasiyet göstermekte olup bu doğrultuda aşağıdaki temel ilkelerin ışığında hareket etmektedir.

5.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir.

5.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişi gruplarının işlenen kişisel verilerinin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler EXACONS bünyesinde oluşturulur. 

5.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel veriler açık, belirli ve meşru veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği, aşağıda detaylı olarak yer almaktadır.

5.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler öngörülen amaç/amaçların gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

5.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

EXACONS kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler EXACONS ‘ın Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

6.KİŞİ GRUPLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

İlgili kişi gruplarının açık rızası, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini olanaklı kılan hukuka uygunluk sebeplerinden sadece bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yer alan diğer hukuka uygunluk sebeplerinden birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen hukuka uygunluk sebeplerinden yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel veri olması halinde ise; aşağıda “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenebileceği Haller” başlığı içerisinde yer alan koşullar uygulanır. Kişi grupları, işbu Politika ile işlenen kişisel verilerinin hangileri olduğu, kişisel verilerinin hangi amaçlarla ve hangi sebeplerle işlendiği, kişisel verilerinin hangi kaynaklardan toplandığı, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı gibi konular hakkında bilgilendirilir.

6.1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunlarda açıkça kişisel veri işlenmesi öngörüldüğü hallerde, EXACONS verisi işlenecek kişi gruplarının ayrıca açık rızasını almadan kişisel verilerini işler. Örneğin Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca üyelik, ticari elektronik izni verilmesi, sipariş, ödeme, teslimat, ürüne ilişkin iptal veya iade gibi süreçlerde kişisel verilerin işlenmesi.

6.2. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişi grubunun kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir.

6.3. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde veriler işlenebilir. 

6.4. EXACONS ’ın Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza alınmaksızın kişi grubunun kişisel verileri işlenebilir. 

6.5. Kişi Gruplarının Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Kişi grubunun, kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, açık rızaya gerek olmaksızın veriler işlenebilir. Örneğin Üye’nin internette, sosyal medya hesaplarında herkese açık olarak paylaşmış olduğu kişisel veriler, bu paylaşım iradesine uygun ve ölçüde olduğu takdirde işlenebilecektir.

6.6. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın verileri işlenebilir. Örneğin Üye’nin mahkemeye yapmış olduğu bir şikayete istinaden bilgilerinin bu şikayet dosyasına konulması.

6.7. Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi

Kişi grubunun temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla EXACONS ’ın meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişi grubunun açık rızası alınmaksızın kişisel verileri işlenebilir. Örneğin Öğrenci memnuniyetini sağlamak amacıyla EXACONS tarafından memnuniyet anketleri yapılması.

6.8. Kişi Grubunun Kişisel Verilerinin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Kişi grubunun kişisel verileri, yukarıda madde 5(2)’de belirtilen şartlardan herhangi birine dayalı olarak işlenemediği durumlarda, açık rızaya dayalı olarak işlenecektir.

7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER

Kişisel verilerin bir kısmı, “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

7.1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası olması halinde, bu Politika’da belirtilen ilkeler ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak işlenebilir.

7.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller

Özel nitelikli kişisel veriler, kişi grubunun açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilecektir:

• Kişi grubunun sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

• Kişi grubunun sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

8. KİŞİ GRUBUNUN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişi grubu EXACONS tarafından bilgilendirilir. Bu kapsamda EXACONS irtibat kişisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişi gruplarının sahip oldukları haklar kendilerine bildirilir.

Kişi gruplarının, kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etmesi halinde exacons@hs01.kep.tr ve info@exacons.com e-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da EXACONS sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya da Palladium Tower Kat 4 Kardelen Sokak No.2, Barbaros – Ataşehir 34746 İstanbul, Türkiye adresine yazılı başvuruda bulunulması halinde gerekli bilgilendirme yapılır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ

Bu POLİTİKA kapsamında, EXACONS tarafından kişi gruplarının aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir:

• Kimlik Bilgisi

• Çalışan İşlem Bilgisi

• "Çalışan Performans Bilgisi

• Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi

• Denetim ve Teftiş Bilgisi

• Personelin şahsi malının Güvenliği

• Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

• Sağlık Bilgileri

• İletişim Bilgisi

• Lokasyon Verisi

• Özlük Bilgisi

• Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

• Müşteri İşlem Bilgisi

• Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi

• İşlem Güvenliği Bilgisi

• Risk Yönetimi Bilgisi

• Finansal Bilgi

• Meslek Deneyim Bilgisi

• Görsel ve İşitsel Veri

10. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME KOŞULLARI

Kişisel veriler aşağıdaki koşullarla sınırlı olarak işlenmektedir. Bu koşullar;

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Kişisel verilerinizin EXACONS tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

• Kişisel verilerin işlenmesinin EXACONS ’ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

• Kişisel verilerin kişi grubu tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde EXACONS tarafından işlenmesi,

• Kişisel verilerin EXACONS tarafından işlenmesinin EXACONS veya kişi gruplarının veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

• Kişi gruplarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla EXACONS ’ın meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

• EXACONS tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının ilgili kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da ilgili kişinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması.

Yukarıda belirtilen şartların bulunmaması halinde; kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için EXACONS kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.

11. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİ VE/VEYA YURTDIŞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI

Kişi grubuna ait kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere (üçüncü taraf Şirketlere, üçüncü gerçek kişilere) aktarılabilmektedir.

11.1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da öngörülen koşulların gerçekleşmesi durumunda üçüncü kişilere aktarılabilir.

Siteye üye olmayan çevrimiçi ziyaretçilerin anonim nitelikteki bilgileri, site kullanım alışkanlıkları cookieler ile toplanmakta ve paylaşılabilmektedir.

11.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan veri konusu kişi gruplarına aktarılabilir:

• İş ortaklarına (Bağımsız Denetmenler, Anlaşmalı olunan sigorta şiketleri),

• İlgili müşteri firmaya,

• Sosyal medyaya (ilgili kişinin açık rızasının varlığı halinde),

• İşyeri hekimi ve laboratuvarlarına,

• Bordrolama hizmet tedarikçisi firmaya,

• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine (Şirket Avukatı/ Hukuk Müşaviri, İşyeri Hekimi),

• Konsolosluklara,

• Seyahat acentalarına,

• Anlaşmalı banklara,

• E-posta Sistemleri ve Sosyal Medya Sistemlerinin Bulunduğu Yurtdışı Sunucularına,

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar ile aktarılmaktadır:

• EXACONS’ın uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirilmesi ve iyileştirilmesi,

• Çalışanların sağlık promosyonlarından (kan bağışı, özel hastane anlaşması)  vb. süreçlerden yararlanmasının sağlanabilmesi,

• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,

• Vize işlemlerinin yürütülmesi,

• Organizasyon ve etkinlik yönetiminin gerçekleştirilmesi,

• Maaş hesabı açma ve ödeme işlemlerinin yürütülmesi,

• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,

• Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlenmesi.

12. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkasının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanır. Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin güvenliği sağlanırken diğer kişisel verilere göre daha katı önlemler alınır.

Yetkilendirilmiş kişiler gereken güvenlik kontrollerinden geçirilir. Ayrıca bu kişiler görev ve sorumlulukları hakkında eğitilir.

Kişisel verilere erişim kayıtları teknik imkânlar elverdiği ölçüde tutulur ve bu kayıtlar düzenli aralıklarla incelenir. Yetkisiz erişim söz konusu olduğunda derhal soruşturma başlatılır.

EXACONS işlenen verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla aşağıdaki yükümlülüklere uyar:

• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin konularda hukuka uygun ve dürüst davranma,

• Kişisel verileri doğru, tam ve eksiksiz işleme,

• Güncelliğini kaybeden kişisel verilerin güncellenmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapma,

• Kişisel verilerin işlenmesinde herhangi bir hukuka aykırılık fark ettiğinde ilgili yöneticiyi bilgilendirme,

• Kişisel verilere ilişkin kanuni hakların kullanılabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapma.

13. KİŞİ GRUPLARININ YASAL HAKLARI VE KULLANMA YÖNTEMLERİ

13.1. KVKK Kapsamında Kişisel Verilere İlişkin Haklar

Kişisel verilere ilişkin olarak kişi gruplarının kullanabileceği haklar KVKK Madde 11’de yer almakta olup, aşağıdaki gibidir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

13.2. Kişisel Verilere İlişkin Hakların Kullanılmasına İlişkin Esaslar

Kişisel verilere ilişkin hakları kullanmak için kişiler exacons@hs01.kep.tr ve info@exacons.com e-posta adreslerine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da EXACONS sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle e-posta göndererek ya da   www.exacons.com sayfasında yer alan KVK Başvuru Formu’nu kullanarak başvuru yapabileceklerdir. Bu şekilde yapacağınız başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilecektir.

14. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK

İşbu Politika yayımı tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen koşullara ve mevzuata uyum amacıyla güncellenebilecektir. İlgili güncelleme hakkında www.exacons.com adresi üzerinden bilgi verilecektir.