Etik ve Uyum Programı, EXACONS bünyesinde etik davranış ilkelerine olan bağlılığı teşvik etmek ve bu konulardaki yasa ve düzenlemelere uyumu sağlayacak bir kurum kültürü oluşturmak için tasarlanmıştır. Etik Davranış İlkeleri Politikası, Kurumsal Davranış İlkeleri Rehberi gereklilikleriyle ilişkilendirilen politikaları ve yönetim talimatlarıyla birlikte bir bütün olarak, EXACONS Etik Değerleri ve Davranış İlkeleri standardını oluşturur.

1. GENEL BAKIŞ

EXACONS Etik ve Uyum Programı çerçevesinde, Kurumsal Etik Değerleri koruma güvencesini oluşturan uygunsuzluk bildirimi ve yönetim süreçleri de dahil olmak üzere, paydaşlar arasındaki faaliyetlere bağlı etik ve uyum konularında sorumlu taraflara işlevsel olarak yol gösterici olma, programı ihtiyaçlar doğrultusunda şekillendirme ve sürdürme görevleri Etik ve Uyum Yöneticisi’nin liderliğinde yürütülmektedir.

Etik ve Uyum Yöneticisi, tüm çalışanların EXACONS Etik Değerleri ve Davranış İlkeleri standardını anlamasını sağlayan ve Şirket geneline yönelik tasarlanmış bir etik farkındalık ve yasal uyum eğitim programının temel içeriğini oluşturur. EXACONS Yöneticileri ve Birim Amirleri, Kurumsal Etik Değerleri ve Davranış İlkeleri’ni kendi iş organizasyonu içerisinde uygulanan ve oluşturulan Etik ve Uyum Programını destekleyerek, uyum eğitim gereksinimlerini de belirlemekten sorumludurlar.

2. PROGRAM UYGULAMASINA YÖNELİK AÇIKLAMALAR

2.1 EĞİTİM PROGRAMLARI

• Tüm çalışanların EXACONS değerleri ve davranış standartlarından haberdar olmasını sağlamak için Şirket çapında bir etik farkındalık eğitim programı tasarlanacak, oluşturulacak ve sürdürülecektir. Tüm çalışanlar yılda en az bir kez etik farkındalık eğitimi etkinliğine katılacaktır.

• Çalışanların işleriyle ilgili yasal gereklilikler konusunda görev tanımına uygun bir ayrıntı düzeyinde farkındalık sahibi olmalarını sağlamak için Şirket çapında bir uyum eğitim programı tasarlanacak, oluşturulacak ve sürdürülecektir. Programın sıklığı, katılımcıları, sunum şekli, eğitim başvuru kaynakları, program vurgusu ve diğer kıstaslar, Kurumsal Hukuk Danışmanı rehberliğinde Etik ve Uyum Yöneticisi tarafından belirlenecektir.

• Şirket organizasyonu içerisindeki her birim, Etik ve Uyum Yöneticisi ve Kurumsal Hukuk Danışmanı ile görüşerek, Şirket çapındaki programı, organizasyonun işine özgü sorunları ele almak için uygun şekilde uyarlayacak ve genişletecektir. Etik ve uyum eğitimine çalışan katılımının bir kaydı, izleme ve raporlama amacıyla tutulacaktır.

• Sözleşmeli personel, tedarikçiler, danışmanlar ve diğer kişilere de EXACONS adına yürütecekleri faaliyetlerde uyulması istenen Kurumsal Davranış İlkeleri Rehberi paylaşılacak ve bu konularda bilgilendirilmesi sağlanacaktır. 

2.2 KURUMSAL DAVRANIŞ İLKELERİ REHBERİ

EXACONS Kurumsal Davranış İlkeleri Rehberi, EXACONS Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve tüm çalışanların ve diğer ilgili paydaşların EXACONS’un elektronik ortamdaki dahili ağından ve harici web sitesinden erişimine sunulmuştur.

2.3 ÇALIŞANLARIN SORULARININ VE ENDİŞELERİNİN YÖNETİMİ

• EXACONS, çalışanların Kurumsal Etik Değerler ve Davranış İlkeleri konularındaki sorularını veya endişelerini şirket yönetimine iletmeye teşvik edecek, sorularını yanıtlamak veya endişelerini gidermek için kendi yöneticilerine gerekli rehberlik ve bilgi akışı sağlayacaktır.

• EXACONS, çalışanların herhangi bir etik veya uygunluk sorusu veya endişesini dile getirmek, EXACONS davranış standartları hakkında açıklama veya rehberlik taleplerini karşılamak, olası yanlış veya uygunsuz davranışları bildirmesine olanak sağlamak için çalışanın bağlı olduğu bölüm yönetiminden ayrı ve çalışana karşı olası misillemelerin yapılmasına izin vermeyen nitelikte bir güvence sistemine sahip iletişim kanalını oluşturmuştur.

• EXACONS, endişelerini dile getirmek için öne çıkan çalışanlara karşı misilleme yapılmasına müsamaha göstermeyecektir. Etik Değerler ve Davranış İlkelerine aykırılıkların bildirimine yönelik oluşturduğu iletişim kanalını, amacına uygun olarak kullanan çalışana yönelik olarak yapıldığı tespit edilen her türlü tehdit, baskı, intikam girişimi veya eylemi, kurumsal disiplin uygulamaları sürecine ait yaptırımlara tabi olacaktır.

3. SORUMLULUKLAR

3.1 ETİK VE UYUM YÖNETİCİSİ

Etik ve Uyum Yöneticisi’nin EXACONS Etik ve Uyum Programı’nın sürdürülmesi ve yönetilmesindeki temel sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

• Kuruluş genelinde etik konularındaki eğitim ve farkındalık programlarını geliştirmek;

• Etik ve Uyum Kurulu üyelerine işlevsel rehberlik sağlamak;

• Kurumsal uyum süreçlerini kurmak ve uyum gözetim faaliyetlerini koordine etmek;

• Çalışanların konuyla ilgili rehberlik alma, soruları çözme, endişelerini ifade etme ve EXACONS kurumsal davranış standartlarına veya yasal gerekliliklere ait şüpheli ihlallerini bildirmede yardımcı olacak süreçleri oluşturmak;

• EXACONS Etik ve Uyum Programı’nın durumu ve aşağıdakiler dahil ilgili faaliyetler hakkında Yönetim Kurulu Üyeleri’ne düzenli olarak rapor vermek:

- Kuruluş genelindeki etik ve uyumluluk verileri ve ölçümleri;

- Kuruluş genelindeki etik eğitim ve farkındalık programları;

- Etik ve Uyum veri ve metrikleri;

- Tüm paydaşların uyumluluk faaliyetleri (projeler dahil);

- Gözlem Bildirim Hattına ait istatistikler ve eğilimleri;

- Çalışan Memnuniyet Anketi verileri;

- Kurumsal ve diğer paydaşların konuya ilişkin eğitim planları ve performansları; 

- Konuyla ilgili kuruluş ve müşteri politikalarına, kanunlara, yönetmeliklere ve yasal yükümlülüklere uyumu sağlamak için yapılan faaliyetler.

Etik ve Uyum Yöneticisinin etik konulardaki bildirimlerin güvencesini sağlamadaki görevleri şunlardır:

• EXACONS’a etik konularda bildirim yapılmasını sağlayacak dahili iletişim diğer başvuru kaynaklarını, kurumsal web sitesi de dahil olmak üzere, duyurmak ve bunların işlevsel kalmasını sağlamak;

• Bildirim yapan kaynağın gizliliği korumak, kaynağın misilleme korkusunu ortadan kaldırmak için önlemler almak; 

• Bildirilen gözlem ve şüphelerin; İç Denetim, İnsan Kaynakları, Kurumsal Hukuk Danışmanlığı süreçleriyle, Etik ve Uyum Kurulu üyeleri ve üst düzey yönetim tarafından incelenmesini ve araştırılmasını sağlatmak;

• Etik konularda yapılan bildirimlere ilişkin gerçekleri ve verileri, etik politika sorularına ve rehberlik taleplerine tutarlı yanıtlar verilmesini ve anlamlı istatistiksel raporların üretilmesini kolaylaştıracak şekilde Etik ve Uyum Kurulunu oluşturmak ve raporlama yapılmasını sağlamak;

• Bildirilen olayla doğrudan ilişkilendirilemeyecek yapıda oluşturulan Etik ve Uyum Kurulunun araştırma bulgularını ve önerilen düzeltici faaliyetler hakkında Yönetim Kuruluna bilgi vermek;

• Uygun, düzeltici önlemlerin alındığından emin olmak için takip sistemini sürdürmek.

3.2 ETİK VE UYUM KURULU ÜYELERİ

Etik ve Uyum Kurulu, yasal risk alanlarının periyodik olarak değerlendirilmesinden ve önceliklerin belirlenmesinden, uyum programı en iyi uygulamalarının ve izleme süreçlerinin paylaşılmasından ve kuruluş genelinde uyum faaliyetlerinin verimliliğini ve etkinliğini artırmak için kurum çapında araçlar geliştirmekten sorumludur.

Etik ve Uyum Kurulu üyeleri, sorumluluk alanlarıyla ilgili uyum faaliyetleri hakkında ve bu konularda yapılan bildirimlerim araştırılması konusunda Etik ve Uyum Yöneticisi tarafından verilecek görevlerde gerekli desteği sağlayacak ve ilgili raporlamalar için katkı sağlayacaktır.

Etik ve Uyum Kurulu üyeleri, etik konulardaki bildirimlerin araştırılmasını görevine ilave olarak EXACONS Etik ve Uyum Programının yürütülmesindeki kurumsal uyum faaliyetleri konusunda da kendi personeline rehberlik edecek bir rol üstlenecektir. Bu konudaki sorumlulukları aşağıda sıralanan maddelerde ele alınmıştır:

• Çalışanlara, etik ilkeler konusunda ileriye dönük karar verme rehberliğini sağlamak ve EXACONS etik davranış standartlarına ilişkin sorularını yanıtlamak;

• EXACONS etik davranış standartlarının olası ihlallerini bildirmek isteyen çalışanlara yardımcı olmak;

• Paydaşlarla ve diğer ticari kuruluş üst düzey yöneticileriyle yürütülecek ticari organizasyonlara ait etik ve uyum programının genel gözetimini ve uygulamalı yönetimini sağlamak;

• Etik ve Uyum Yöneticisi ile koordineli olarak, kuruluş çalışanlarının kendi görevlerine ait yasal gerekliliklerinin farkında olmalarını ve uygun şekilde eğitilmelerini sağlamak için EXACONS üst yönetimine aşağıdaki konularda yardımcı olmak:

- Çalışanları için, etik konularda uygun bir uyum eğitimi planını geliştirmek,

- Bu plana uyumu izlemek için uygun kayıtların tutulmasını sağlamak,

- Plana karşı ilerleme hakkında Etik ve Uyum Yöneticisine düzenli aralıklarda raporlama yapmak,

- Kurumsal Davranış İlkeleri Rehberinde ele alınan gerekliliklere uygunluğu sağlamak için eğitim planını düzenli olarak gözden geçirmek.

• EXACONS Etik ve Uyum Kurulu, kuruluş içinde ve kendi yönlendirmeleri altında etik ve uyum programının uygulanmasına yardımcı olmak için Uyumluluk İrtibat Kişilerini belirleyebilir ve atamasını yapabilir.

3.3 EXACONS ÇALIŞANLARI

Kuruluşun etik iş yapma taahhüdüne ilişkin ortaya koyduğu ilkeler, aynı zamanda her bir EXACONS çalışana ait aşağıdaki temel sorumlulukların da paylaşımını gerektirmektedir:

• Belirlenen tüm etik ve uyum eğitimlerini tamamlamak;

• EXACONS Kurumsal Davranış İlkelerine uymak; 

• Çalışanın, bu ilkeler karşılanmadığında veya aykırı bir durum şüphesi olduğunda, oluşturulan iletişim kanallarından bu konuyu doğrudan dile getirme sorumluluğudur.

3.4 YÖNETİCİLER VE BİRİM AMİRLERİ

Yöneticiler ve Birim Amirleri, EXACONS Kurumsal Davranış İlkeleri ve Uygulamaları bilmek, oluşturulan Etik ve Uyum Programını desteklemek ve bunlara uyumu izlemekten sorumludur. Bu konudaki sorumluluklar aşağıdaki gibidir:

• Tüm çalışanlara ve diğer paydaşlara, kuruluş genelinde uygulanan etik davranış standartlarına uyum konusunda oluşan soru veya endişeleri çözmede yardımcı olacak mevcut süreç ve başvuru kaynakları konusunda rehberlik etmek; 

• EXACONS etik davranış standartlarına ve bu konulardaki geçerli yasalara uyumu teşvik etmek, çalışanların ve diğerlerinin bu davranış standartlarından ve işleriyle ilgili yasal gerekliliklerden haberdar olmalarını sağlamak;

• Etik davranış, iş ahlakı, uyumluluk ve diğer kaygılarla ilgili karşılıklı ve açık iletişimi teşvik eden bir çalışma ortamını yaratmak ve sürdürmek;

• Personelini, planlanan etik ve uyum eğitimlerini zamanında tamamlamaları için desteklemek ve teşvik etmek.

• Dikkati çeken veya tespit edilen, önemli veya potansiyel etik davranış ve uygunluk aykırılıklarını vakit geçirmeden bu konularda oluşturulmuş organizasyona ve / veya Etik ve Uyum Yöneticisine iletmek.

4. KURUMSAL DAVRANIŞ İLKELERİNE AYKIRI DURUMLARIN BİLDİRİMİ

EXACONS sorumluluğu altındaki tüm çalışanların; görevleri sırasında Kurumsal Davranış İlkeleri Rehberi ile tanımlanan değerlere uygun bir çalışma yürütmesi ve sadece bu değerlerle sınırlı kalmayarak, şirket içinde oluşturulan genel yapıya, temel faaliyet konularına, mali ve idari uygulamalarına aykırı tutum ve davranış içerisinde bulunan kişi veya gruplar hakkında da bilgi vermesi beklenir.

Kurumsal Davranış İlkelerine olan aykırılıklar veya bu konudaki şüpheli durum bildirimleri, doğrudan Etik ve Uyum Yöneticisi ile bağlantılı e-posta adresine yapılabilir. Çalışanlar, söz konusu bildirimleri bu iletişim kanallarını kullanarak doğrudan Etik ve Uyum Yöneticisine bildirim yapma olanağı sağlanmış olup, konunun araştırılmasına yönelik oluşturulan süreç, bu yöntem doğrultusunda başlatılacak ve sonuca bağlanarak ilgili taraflara gizlilik ilkesine uygun olarak paylaşılacaktır.  

Söz konusu bildirimlere yönelik yapılan iletişimde, bildirimde bulunan kişinin kimliğini belirlemeye yönelik olarak; adı, soyadı ve telefonu gibi kişisel bilgilerini paylaşmasını gerektirecek bir arayış içerisinde bulunulmayacaktır.